会計やさんのメモ帳 
議事録作成 ・創立総会議事録 ・株主総会議事録 ・取締役会議事録 ・監査役会議事録 ・委員会議事録 ・社債権者集会議事録

目 次

議事録の作成

1 総会等の作業の完了

2 議事録作成の意義

3 議事録への記載要領

4 議事録の綴り方

議事録の作成

1 総会等の作業の完了

総会等(創立総会、株主総会、取締役会、委員会、監査役会、債権者集会、清算人会)の議事は、議事録の作成が終わってはじめて法的な作業が完了します。

2 議事録作成の意義

総会等の議事録作成は、商業登記申請時の添付資料、証拠保全、開示、会社の歴史記録などの意義があります。

(1) 商業登記申請時の添付書類として

登記すべき事項で総会等の決議が必要な場合は、登記申請書に当該議事録を添付することが義務付けられています。(商業登記法)

(2) 証拠保全として

総会等の議事をめぐって紛争が起きたとき、どのような議事が、どのような経緯で可決されたか、否決されたか、異議の発言かあったかを明らかにするためには、記録しておく必要があります。

(3) 開示資料として

総会等の議事については、本店や支店に備え置くこと、株主や債権者が閲覧や謄写をを請求することが出来ることを規定しています。

3 議事録への記載要領

議事録への記載内容は会社法において規定されていますが、その表記方法については特に規定はありません。

例えば表記方法を文章形式とするか、箇条書き形式にするかなどなどのは好みの問題です。

議事録への記載例は多数のサイトで公表されていますので、これらを参考にし、その記載方法が法令や定款、取締役会規則、監査役会規則等の内部規則に照らし問題はないかを検討して作成してください。

記載にあたっては、添付資料などを利用して冗長にならずに、議事の経過の要領及びその結果を明瞭に記載します。

記載された内容がどちらにも取れるような記載は避けなければなりません。また、決議に参加した者が異議を述べても、議事録に異議をとどめないものは、決議に賛成したものと推定されます。異議があった場合はその内容を簡潔・明瞭に記載します。

4 議事録の綴り方

議事録を書面で作成する場合、作成する頁が複数枚以上になるときは、作成後に差し替えなどの改ざんを防止するため、各頁にまたがるように契印(割印)をするか、袋とじにして最終頁裏側の綴じ代部分に捺印をします。

添付資料などで頁数が多くなる場合は袋とじの法がよいでしょう。

表紙をつけるかどうかは好みですが、袋とじをするような場合は、表紙をつけたほうが体裁がよいと思います。

議事録が電磁的記録をもって作成されている場合、当然のことですが、改ざん防止の措置をとる必要があります。

 

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